Vraag een exploitant van flexibele werkruimtes waar de tijd naartoe gaat, en je hoort zelden “te weinig software”. De tools zijn er: ruimtebeheer, boekhouding, toegangscontrole, CRM. Het probleem is dat ze vaak niet met elkaar praten. Uit een nieuw onderzoek van OfficeRnD, deze week gemeld door Allwork.Space, blijkt dat 68% van de operators slechte integratie tussen systemen als grootste technologische uitdaging ziet.
Een jaar eerder was dat nog 61%. Operators hebben dus geen moeite om tools te vinden. Ze hebben moeite om die tools als één geheel te laten werken.
Veel tools, nog meer handwerk
OfficeRnD ondervroeg 334 flexoperators. Slechte integratie stond bovenaan de lijst met technische zorgen, nog vóór de implementatiekosten, die met 52% op de tweede plek eindigden. Volgens het rapport gebruiken operators een meer geconcentreerd pakket aan tools dan voorheen, maar dat heeft het handwerk niet weggenomen.
De repetitieve taken die de meeste tijd kosten zijn de onopvallende:
- Facturatie en betalingen: 27% van de antwoorden
- Communicatie en ondersteuning van leden: 21%
- Contracten, offertes en voorstellen: 20%
Grotere operators voelen de last van contracten en voorstellen het sterkst. Logisch: hoe meer locaties en dealtypes je beheert, hoe meer plekken er zijn waar een bedrag of clausule tussen systemen door glipt.
Gewenst, maar niet aangesloten
De meest veelzeggende uitkomst is het verschil tussen wat operators gekoppeld willen hebben en wat daadwerkelijk gekoppeld is.
- Boekhouding: 57% noemt dit een essentiële koppeling, maar slechts 40% heeft die.
- Toegangscontrole (deuren): 54% noemt dit essentieel, maar slechts 30% heeft die.
Elke ontbrekende koppeling betekent iemand die gegevens overtypt, spreadsheets exporteert of cijfers dubbel controleert. Dat verklaart ook een tweede bevinding: 27% van de operators noemt het ontbreken van realtime data als uitdaging, tegen 17% vorig jaar. Bij grotere portefeuilles gaat het om zo’n 40%. Als bezettings-, omzet- en toegangsdata in aparte silo’s zitten, heeft niemand een actueel beeld van het bedrijf.
Ook de gewenste oplossing is duidelijk. Ongeveer twee derde van de respondenten zegt liever de verbindingen tussen bestaande tools te verbeteren dan de ruimtebeheersoftware extra functies te laten overnemen. Ze willen dus geen grotere alles-in-één-oplossing, maar een beter verbonden stack.
Waarom AI geen wondermiddel is als je data vastzit
Het onderzoek laat ook een daling in AI-enthousiasme zien. Het aandeel operators dat AI actief gebruikt daalde van 26% naar 18%, terwijl het aandeel dat AI uitsluit steeg van 14% naar 30%. OfficeRnD waarschuwt dat de vergelijking met voorzichtigheid moet worden bekeken, omdat de enquête van 2026 vroeg naar specifieke AI-functies in plaats van AI-gebruik in het algemeen.
Bij operators die AI wél gebruiken, zijn sales en leadmanagement (14%) en operationele automatisering (11%) de meest voorkomende toepassingen. Ook hier keert het integratieprobleem terug: twee derde van de AI-gebruikers kopieert en plakt data handmatig of is afhankelijk van ontwikkelaars om koppelingen te bouwen. Een proces automatiseren is lastig als de data die het voedt vastzit in losse systemen.
Vier stappen om losse tools een team te laten worden
Een kanttekening: OfficeRnD verkoopt zelf software aan deze markt, dus de uitkomsten lees je het best met die context. Toch sluit het patroon aan bij wat veel operators in de praktijk ervaren. Een paar praktische lessen:
- Breng je stack in kaart: Maak een lijst van elke tool, welke data erin staat en waar die data handmatig opnieuw wordt ingevoerd.
- Begin bij de basis: Boekhouding en toegangscontrole zijn de koppelingen die operators het belangrijkst vinden en het minst hebben.
- Meet het handwerk: Houd bij hoeveel uur naar facturatie, ledensupport en offertes gaat. Dat is je businesscase voor verandering.
- Repareer eerst de leidingen, dan pas AI: Automatisering werkt alleen zo goed als de data eronder.
De echte upgrade: software die samenwerkt
Flexoperators hebben niet meer software nodig. Ze hebben software nodig die samenwerkt. Operators die de integratiekloof dichten, besteden minder tijd aan administratie en meer aan leden en groei, en hebben de realtime data om een groeiende portefeuille met vertrouwen te runnen.
Helpt jouw techstack je team, of houdt die het juist op? Neem deze week een uur om te inventariseren waar data nog met de hand wordt overgenomen, en ontdek hoe gekoppelde software voor flexibele werkruimtes dat werk uit handen kan nemen.
