Vraag een coworkinglid naar de vergaderzalen en je hoort vaak dezelfde klacht: ze zijn altijd bezet. Vraag het de data, en je krijgt een heel ander antwoord.
Nieuwe cijfers van coworkingsoftwareplatform Cobot laten zien dat vergaderzalen in coworkingruimtes het grootste deel van de werkweek ongebruikt blijven. Externe klanten, juist de mensen die het meest willen betalen, gebruiken ze nauwelijks. Voor een sector die volop zoekt naar nieuwe inkomsten is dat een opvallende blinde vlek. Het product bestaat al, het meubilair staat er al en de huur wordt al betaald.
Altijd bezet? De data zegt: 88% van de week leeg
Cobot analyseerde coworkingruimtes in zijn Duitse dataset. Vergaderzalen bleken voor ongeveer 12% van hun beschikbare capaciteit te worden gebruikt, uitgaande van een achturige werkdag en een vijfdaagse werkweek. Zelfs op de drukste dagen in grotere steden kwam de bezetting maar tot ongeveer 20%. Volgens Cobot laat data uit andere Europese markten een vergelijkbaar beeld zien.
Het externe beeld is nog scherper. Zo’n 62% van de geanalyseerde ruimtes laat buitenstaanders al zalen boeken. Toch maakten boekingen door externe klanten via die tools slechts 0,6% van het gebruik uit. Nog eens 3% werd door beheerders ingevoerd, en een deel daarvan kan om externe klanten gaan die belden of mailden. Zelfs als je beide optelt, blijft extern gebruik onder de 4%.
De meeste operators hebben de deur voor externe boekers dus al opengezet. Bijna niemand loopt erdoor.
Dinsdag om elf uur vol, vrijdag om drie uur uitgestorven
Als de zalen zo leeg zijn, waarom klagen leden dan dat ze er nooit een kunnen krijgen? Het antwoord is timing. Onderzoek in de sector laat zien dat een flink deel van de leden moeite heeft om midweeks tussen de late ochtend en de vroege middag een zaal te boeken. De vraag concentreert zich in een paar uur op een paar dagen, terwijl vroege ochtenden, late middagen, maandagen en vrijdagen rustig blijven.
Dat zorgt voor een vertekend beeld. Operators hebben het gevoel dat hun zalen gewild zijn en aarzelen daarom om ze bij buitenstaanders te promoten, uit angst leden voor het hoofd te stoten. Leden ervaren schaarste precies op de momenten dat ze een zaal nodig hebben. Ondertussen staat de zaal de rest van de week grotendeels leeg. De data van Cobot suggereert dat de vrees dat externe klanten leden verdringen bij de huidige bezettingsgraad grotendeels ongegrond is.
Een hogere prijs schrikt buitenstaanders niet af
Een veelgehoorde aanname is dat je externe klanten alleen wint door op prijs te concurreren. De cijfers van Cobot wijzen de andere kant op. In Duitse steden rekent de mediane operator buitenstaanders ongeveer 1,5 keer het ledentarief, en de top 10% vraagt meer dan het dubbele. Zalen met een hogere externe opslag waren juist populairder, zowel bij leden als bij externe klanten.
Dat betekent niet dat een hogere prijs vraag creëert. De waarschijnlijkere verklaring is dat goede zalen een goede prijs kunnen vragen, en dat operators met populaire zalen de prijs gebruiken om de vraag te sturen. Cobot zag ook dat zalen die populair zijn bij leden vaker extern geboekt worden. Een goed ontworpen, goed uitgeruste zaal spreekt iedereen aan.
Als één product de rekeningen betaalt, telt elke lege zaal
Vergaderzalen zijn geen bijzaak. Recent onderzoek onder operators laat zien dat privékantoren nu gemiddeld zo’n 72,5% van de coworkingomzet opleveren, terwijl klassieke coworkinglidmaatschappen minder dan 9% binnenbrengen. On-demandproducten zoals vergaderzalen, dagpassen en evenementenruimte zijn goed voor ongeveer 7%.
Operators zijn dus sterk afhankelijk van één product: het privékantoor. Vergaderzalen behoren tot de weinige omzetbronnen die vrijwel geen extra ruimte of investering vragen. Elk uur dat aan een externe klant wordt verkocht is bijna pure marge, en elk bezoek is een kans om een toekomstig lid binnen te halen.
Vijf manieren om vreemden door de glazen deur te krijgen
Op basis van de bevindingen van Cobot en de bredere praktijk in de sector springen een paar praktische stappen eruit.
- Maak de zaal zichtbaar: De meeste externe klanten vinden nooit een zaal die alleen op de eigen website van de operator staat. Vermelding op Google Maps en op vergaderplatforms zoals Meet&Co vergroot de etalage aanzienlijk.
- Laat zien wat je biedt: Een buitenstaander kan zich de ruimte niet voorstellen zoals een lid dat kan. Professionele foto’s, capaciteit, opstelling, AV-apparatuur, toegankelijkheid en cateringopties nemen twijfel weg vóór de boeking.
- Maak boeken eenvoudig: Veel operators handelen externe aanvragen nog af via telefoon of e-mail, met heen-en-weer voordat er iets vastligt. Laat klanten prijs en voorwaarden zien en direct boeken. Details kunnen daarna geregeld worden.
- Prijs per moment, niet alleen per zaal: Omdat de vraag zich midweeks concentreert, is gedifferentieerde prijsstelling logisch: een premiumtarief op piekmomenten en aantrekkelijke tarieven voor daluren. Zo blijft er beschikbaarheid voor leden wanneer het ertoe doet, en vul je de rustige uren.
- Behandel het als een eigen productlijn: Geef vergaderzalen eigen doelen, eigen cijfers en een eigen eigenaar. Wat je meet, kun je sturen, en op dit moment kennen veel operators hun eigen zaalbezetting niet.
De goedkoopste vierkante meter is de meter die je al betaalt
De coworkingsector steekt veel energie in groei, nieuwe locaties en nieuwe concepten. Toch zit een deel van de makkelijkste omzet achter een glazen deur verderop in de gang, het grootste deel van de week leeg. Operators die hun vergaderzalen makkelijk vindbaar, begrijpelijk en boekbaar maken, kunnen die omzet ontsluiten zonder één vierkante meter toe te voegen.
