In de huidige economie is het essentieel voor bedrijven om hun beschikbare middelen optimaal te benutten. Het bewaken van de kosten is daarbij cruciaal, en het verlagen van uitgaven speelt een grote rol. Huurkosten behoren tot de grootste lasten die een onderneming heeft.
Het traditionele kantoorhuurmodel
Een traditioneel huurcontract loopt vaak vijf jaar. Bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de inrichting van de ruimte—van meubels en apparatuur tot het aanleggen van gedeelde faciliteiten zoals keukens en vergaderruimtes. Maar zodra je hebt getekend voor een bepaalde oppervlakte, is er weinig ruimte voor groei of krimp. Die starheid beperkt de flexibiliteit en drijft de kosten op.
Wat is gedeelde kantoorruimte?
Om financiële risico’s te beperken en ruimtes beter te benutten, gingen bedrijven op zoek naar alternatieven. Veel organisaties merkten dat delen van hun kantoor, zoals vergaderruimtes of de keuken, vaak leeg stonden. Zelfs werkplekken en privéruimtes bleven regelmatig ongebruikt. Hieruit ontstond het concept van gedeelde kantoorruimte. Bedrijven begonnen hun ongebruikte vierkante meters beschikbaar te stellen aan anderen—een oplossing waar beide partijen van profiteerden. Uiteindelijk ontstonden er ook organisaties die zich volledig richtten op het aanbieden van gedeelde werkplekken, waarbij meerdere bedrijven samen onder één dak werken.
Een grote doorbraak: Executive Suites
De opkomst van zogenaamde Executive Office Suites betekende een grote doorbraak in de wereld van gedeelde kantoren. Over de hele wereld ontwikkelden aanbieders complete werkplekomgevingen waarin verschillende bedrijven en zelfstandigen samenkomen. Vooral in dichtbevolkte, dure steden zoals New York is deze opzet van grote waarde, omdat ruimte daar schaars en kostbaar is.
De drie grootste voordelen van gedeelde kantoorruimtes
- Flexibele huurvoorwaarden
Een van de grootste pluspunten is het loslaten van langlopende huurcontracten. Bedrijven kunnen nu ruimtes huren per dag, week of maand. Die flexibiliteit voorkomt langdurige verplichtingen en maakt het eenvoudig om op- of af te schalen wanneer nodig. - Kostenbesparing
Gedeelde ruimte betekent gedeelde kosten. Denk aan receptiebalies, vergaderruimtes en keukens die door meerdere bedrijven gebruikt worden. Dat vermindert de druk op één huurder, verhoogt het gebruik van de voorzieningen en verlaagt de totale uitgaven. - Werkplekken op basis van gebruik
Bedrijven betalen alleen voor de werkplekken die ze daadwerkelijk nodig hebben. Of je nu een team van vijf of vijftig mensen hebt, de overeenkomst kan worden aangepast. Dat maakt deze aanpak zeer geschikt voor groeiende bedrijven of organisaties met wisselende personeelsbezetting.
Extra voordelen
Gedeelde kantoorruimtes beschikken vaak over moderne voorzieningen, zoals geavanceerde kantoorapparatuur, optionele secretariaatsdiensten, betere beveiliging en netwerkmogelijkheden met andere huurders. Voor start-ups en kleine bedrijven zijn deze extra’s vaak van onschatbare waarde.
Is gedeelde kantoorruimte iets voor jouw bedrijf?
Ondanks de vele voordelen is gedeelde kantoorruimte niet voor elk type bedrijf geschikt. Organisaties die een hoge mate van vertrouwelijkheid vereisen of vaste ruimtes nodig hebben voor klantafspraken, kunnen beter kiezen voor een eigen kantoor. Ook bedrijven met een grote behoefte aan opslagruimte of een showroomachtige inrichting kunnen in gedeelde ruimtes tegen beperkingen aanlopen.
