Wanneer je op het punt staat een onderneming te starten, maak je vóór de officiële oprichting vaak al kosten: offertes, marktonderzoek, ontwerp van huisstijl, reisbewegingen het zijn stuk voor stuk uitgaven die bij de beginfase horen. Veel startende ondernemers weten niet dat je deze “aanloopkosten” fiscaal kunt benutten.
We duiken in wat wél kan, waar je op moet letten, én wat je technieken zijn om je belastingvoordeel te maximaliseren.
Wat zijn aanloopkosten precies?
Aanloopkosten zijn zakelijke uitgaven die je doet voordat je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ze zijn bedoeld om je onderneming op voorhand vorm te geven denk aan marktanalyses, juridisch advies, reclame, opleiding, reiskosten en dergelijke. Volgens de Belastingdienst geldt dat alle kosten die je met “duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen” hebt gemaakt, aftrekbaar zijn.
Welke kosten kun je aftrekken (of btw terugvragen)?
Niet alle uitgaven zijn gelijk: sommige vallen direct onder kosten, andere moeten geactiveerd worden als investering.
Ook de btw die je hebt betaald op deze aanloopkosten kun je, onder voorwaarden, terugvragen in je eerste btw-aangifte.
Let op: je moet bewijsstukken (facturen, bonnetjes, uren- of kilometeradministratie) bewaren, en het verband met de onderneming moeten aantonen.
Tot hoeveel jaar terug?
Interessant: je mag aanloopkosten tot vijf jaar vóór de oprichting in aanmerking nemen voor aftrek.
Voorbeeld: start je in 2025, dan kun je kosten uit 2020 tot aan 2024 mogelijk nog meenemen mits ze zakelijk gemotiveerd zijn en je de onderbouwing hebt.
Uren in de opstartfase tellen mee
Een minder bekend maar belangrijk punt: de uren die je vóór de officiële start maakt aan je onderneming, mogen meetellen voor het urencriterium. Dat kan gunstig zijn als je in aanmerking wilt komen voor ondernemersaftrekposten. Zonder include van die uren loop je mogelijk mis op aftrekmogelijkheden.
Praktische tips voor optimale verwerking
- Begin direct met administratie
Zodra je plannen hebt, start een overzicht: maak een map of digitale structuur waarin je facturen, bonnetjes, notities en kilometers vastlegt. - Verdeel privé en zakelijk strikt
Zorg dat uitgaven privé of gemengd zakelijk/privé duidelijk gescheiden zijn. Alleen het zakelijke deel is aftrekbaar. - Activering vs. directe aftrek
Voor grotere investeringen (vast activa) geldt dat je deze moet activeren en afschrijven, in plaats van direct aftrekken. - Overleg met een boekhouder of fiscalist
Omdat de regels aan nuances onderhevig zijn (met name rond btw, afschrijvingen, investeringsaftrek), helpt professioneel advies om fouten te vermijden. - Controleer je btw-aangifte
Vergeet niet: vaak moet je in je eerste btw-aangifte de betaalde btw op aanloopkosten claimen als voorbelasting.
Veel startende ondernemers vergeten dat ook de eerste euro’s die ze investeren nog vóór hun KvK-inschrijving fiscaal waarde hebben. Door aanloopkosten goed te registreren en te onderbouwen, kun je btw terugvragen en de uitgaven aftrekken bij de belastingaangifte. Dat levert vaak direct voordeel op bij de start van je onderneming.
Kort gezegd: bewaar elke bon, noteer je uren en wees voorbereid. Want wie zijn aanloopkosten slim bijhoudt, begint niet alleen met een goed idee, maar ook met een gezonde financiële basis.
