Voor veel ondernemers is de btw-aangifte een terugkerende verplichting die zowel duidelijkheid als kopzorgen kan opleveren. Wat is btw nu precies? Hoe doe je correct aangifte? En hoe voorkom je dat je onbewust betrokken raakt bij fraude? In dit artikel zetten we alles overzichtelijk op een rij van praktische tips tot veelvoorkomende valkuilen.
Wat is btw en waarom doe je aangifte?
Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde de belasting die je rekent over je omzet. Je berekent deze aan je klanten en draagt het af aan de Belastingdienst. Daartegenover staat de btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers; die mag je weer terugvragen, de zogenaamde voorbelasting. De btw-aangifte (ook wel aangifte omzetbelasting) is de verrekening van deze bedragen. Je betaalt het verschil tussen de ontvangen en betaalde btw. Ook als je tijdelijk geen omzet hebt, moet je toch aangifte doen.
Wanneer en hoe doe je btw-aangifte?
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Dat betekent dat je binnen een maand na afloop van elk kwartaal moet indienen én betalen. Voor 2025 gelden bijvoorbeeld deze deadlines:
- 1e kwartaal → uiterlijk 30 april 2025
- 2e kwartaal → 31 juli 2025
- 3e kwartaal → 31 oktober 2025
- 4e kwartaal → 31 januari 2026
Sommige bedrijven doen maandelijks of jaarlijks aangifte. Jaarlijkse aangifte kan alleen als je minder dan €1.883 btw per jaar betaalt. Daarbij moet de aangifte vóór 1 april van het volgende jaar binnen zijn.
Aangifte doen kan:
- Via Mijn Belastingdienst Zakelijk
- Met boekhoudsoftware die koppelt met de Belastingdienst
- Of via je boekhouder of accountant
Gebruik je eHerkenning of DigiD om in te loggen, afhankelijk van je rechtsvorm. Na het invullen kun je direct betalen via iDEAL of het bedrag handmatig overmaken.
Wat heb je nodig voor je btw-aangifte?
Een goede voorbereiding voorkomt fouten. Zorg dat je administratie volledig is:
- Alle verstuurde en ontvangen facturen met btw
- Facturen en bonnetjes van buitenlandse transacties
- Aantekening van privégebruik van zakelijke goederen
- Je btw-identificatienummer (btw-id)
Let op: bij btw-aangifte telt de factuurdatum, niet de betaaldatum. Facturen met een datum in het derde kwartaal horen dus bij de aangifte van dat kwartaal, ook als ze pas later zijn betaald.
Kleineondernemersregeling (KOR): minder administratie
Verdien je minder dan €20.000 omzet per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer te berekenen of af te dragen. Je doet dus ook geen aangifte meer, maar mag de btw over je kosten niet aftrekken. De KOR kan handig zijn voor startende of kleine zelfstandigen die hun administratie willen vereenvoudigen.
Veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte
Zelfs ervaren ondernemers maken soms fouten bij hun aangifte. De meest voorkomende zijn:
- Vergeten aangifte te doen: dit leidt tot een naheffingsaanslag en boete. Gebruik een sms-alert of de app BTW-Alert om deadlines te onthouden.
- Onjuiste periode: de factuurdatum bepaalt de aangifteperiode, niet het moment van betaling.
- Vergeten bonnen of facturen: zonder geldig bewijs mag je de btw niet aftrekken.
- Onterecht aftrekken van btw: bijvoorbeeld op horeca-uitgaven, relatiegeschenken boven €227, of vrijgestelde diensten zoals onderwijs of journalistiek.
Wat is ‘btw verlegd’?
Soms staat er op een factuur btw verlegd. Dit betekent dat niet de verkoper, maar jij als afnemer verantwoordelijk bent voor het aangeven en betalen van de btw. De verleggingsregeling komt onder meer voor in de bouw, schoonmaakbranche, en bij transacties met het buitenland. Controleer of de vermelding “btw verlegd” en het btw-nummer van de afnemer duidelijk op de factuur staan.
Voorkom betrokkenheid bij btw-fraude
Btw-fraude schaadt niet alleen de schatkist, maar kan ook jou als ondernemer in problemen brengen bijvoorbeeld als je onbewust zaken doet met een frauduleuze partij.
Let daarom op waarschuwingssignalen:
- Een prijs die te mooi is om waar te zijn
- Facturen met ontbrekende gegevens
- Leveranciers die pas kort bestaan of vaak van branche wisselen
- Onduidelijke bedrijfsadressen of niet-verifieerbare KvK-inschrijvingen
Controleer altijd het btw-identificatienummer en wees alert bij grote, snelle deals. Bij twijfel: onderzoek verder of schakel een financieel adviseur in.
Slimme tips voor een soepele btw-aangifte
- Gebruik boekhoudsoftware: koppelingen met je bankrekening besparen tijd en verkleinen de kans op fouten.
- Houd aanloopkosten bij: btw op investeringen vóór de start van je bedrijf is vaak aftrekbaar.
- Bewaar alles digitaal: facturen en bonnetjes moet je zeven jaar bewaren.
- Scheiding zakelijk/privé: met een zakelijke rekening houd je overzicht.
- Vraag hulp: een boekhouder of adviseur kan helpen bij complexe situaties of internationale btw.
Btw-aangifte hoeft geen stressmoment te zijn. Met een georganiseerde administratie, een beetje kennis van de regels en een scherp oog voor fraude-signalen kun je veel problemen voorkomen. Of je nu net gestart bent of al jaren onderneemt: wie slim omgaat met zijn btw, houdt zijn bedrijf gezond en zijn nachtrust rustig.
