Een nieuwe medewerker die zijn targets niet haalt, een loyale kracht die worstelt met digitalisering, of iemand die zichtbaar ongemotiveerd is en steeds vaker fouten maakt. Voor veel werkgevers zijn dit herkenbare situaties die spanning op de werkvloer veroorzaken. Het gaat hier niet om onwil of een persoonlijke aanval, maar om disfunctioneren: het niet (meer) naar verwachting invullen van de functie.
Een gezamenlijk probleem
Belangrijk uitgangspunt is dat disfunctioneren niet de persoon, maar het werk betreft. Het is dus een gezamenlijk probleem dat werkgever en werknemer sámen moeten oplossen. Daarvoor is het nodig dat beide partijen overeenstemming bereiken over wat “goed functioneren” inhoudt. De leidinggevende moet dit helder maken, met concrete voorbeelden ter onderbouwing.
Door regelmatig gesprekken te voeren en afspraken vast te leggen, creëer je niet alleen duidelijkheid maar bouw je ook een dossier op. Dat dossier kan later van groot belang zijn als de situatie toch leidt tot een ontslagprocedure.
Verbeteren vóór beëindigen
Voordat ontslag aan de orde kan zijn, moet de werkgever aantonen dat hij zich voldoende heeft ingespannen om de werknemer te laten verbeteren. Dat betekent:
- Bijscholing aanbieden, bijvoorbeeld via trainingen of coaching, zeker als veranderende functies nieuwe kennis of vaardigheden vragen.
- Een verbetertraject starten, met een SMART-plan (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Hierbij horen tussentijdse evaluaties, begeleiding en schriftelijke verslaglegging.
- Onderzoek naar een andere passende functie, mocht verbetering uitblijven. Een werkgever is verplicht te kijken naar herplaatsingsmogelijkheden, eventueel op een ander niveau of binnen een andere vestiging van de organisatie.
Pas als deze stappen zorgvuldig zijn doorlopen, kan ontslag wegens disfunctioneren gerechtvaardigd zijn.
Juridische kaders en valkuilen
Volgens de wet (art. 7:669 BW) geldt disfunctioneren als een redelijke grond voor ontbinding van het dienstverband. Rechters hanteren hierbij echter strenge toetsing.
Belangrijk om te onthouden:
- Loon korten mag niet bij disfunctioneren, tenzij er sprake is van opzettelijk onderpresteren — maar rechters zijn hier uiterst terughoudend in.
- Tijdig in kennis stellen is cruciaal. Een werknemer moet duidelijk begrijpen dat verbetering noodzakelijk is en krijgt daarvoor voldoende tijd en ondersteuning.
- Transitievergoeding is vrijwel altijd verschuldigd bij ontslag wegens disfunctioneren, tenzij er sprake is van ernstige verwijtbaarheid van de werknemer.
Conclusie
Disfunctioneren is een gevoelig en vaak langdurig proces, maar ook een kans om samen met de werknemer te werken aan verbetering. Met duidelijke communicatie, vastgelegde afspraken en voldoende ondersteuning kunnen veel situaties positief gekeerd worden. Blijft verbetering uit, dan biedt een zorgvuldig opgebouwd dossier de werkgever de mogelijkheid om, mét respect voor de werknemer, tot beëindiging van het dienstverband te komen.
