Elke onderneming—groot of klein—heeft een betrouwbare manier nodig om inkomende en uitgaande post te beheren. Wanneer je kiest voor een virtueel kantoor, heb je doorgaans drie opties om je post te ontvangen: ophalen op locatie, doorsturen of digitaal scannen.
Het begint allemaal met het kiezen van een professioneel zakelijk adres uit een breed aanbod van wereldwijde locaties. Elk adres biedt verschillende opties voor postverwerking, dus het is verstandig om vooraf te controleren wat er beschikbaar is op jouw voorkeurslocatie.
Haal je post op locatie op
Zodra je virtuele kantoor is ingesteld, wordt alle post rechtstreeks bezorgd op het gekozen zakelijke adres. Je kunt deze vervolgens tijdens kantooruren ophalen. Dit is ideaal als je in de buurt woont of werkt, en je je post meteen wilt afhandelen zonder te wachten. Een geldig identiteitsbewijs is vereist bij het ophalen, dus zorg dat je dat meeneemt. Een bemande receptie tijdens kantooruren zorgt bovendien voor extra gemak—vooral voor freelancers of kleine teams die af en toe persoonlijk contact waarderen.
Laat het naar je doorsturen
Ontvang je je post liever ergens anders? Geen probleem. Je brieven en pakketten kunnen worden doorgestuurd naar elk gewenst adres—thuis, een coworkingruimte of zelfs naar het buitenland. De frequentie van doorsturen verschilt per locatie, dus houd daar rekening mee bij je keuze. Deze optie is perfect voor bedrijven die lokaal aanwezig willen zijn zonder fysiek gebonden te zijn aan één plek.
Ga volledig digitaal met scannen
Ben je veel onderweg? Dan is scannen waarschijnlijk de beste optie. Je post wordt gescand en veilig geüpload naar een online portaal, waar je documenten op elk moment en vanaf elke locatie kunt bekijken en downloaden. In overeenstemming met de privacywetgeving worden gescande documenten 90 dagen bewaard. Daarna kun je ervoor kiezen om de originelen te laten vernietigen, doorsturen of archiveren voor toekomstig gebruik.
Dit is een uitstekende oplossing voor ondernemers die direct toegang willen tot hun zakelijke post—zonder te hoeven langskomen of te wachten op fysieke bezorging.
Pas je voorkeur op elk moment aan
Verandert je bedrijf? Dan kunnen je voorkeuren voor postverwerking ook mee veranderen. Of je nu aan het opschalen bent, vaker reist of je bedrijfsvoering aanpast—je virtuele kantoor past zich moeiteloos aan. Kies de methode die het beste bij je huidige situatie past—en pas deze aan zodra dat nodig is.
Meer weten over flexibele postverwerking? Bekijk de video.
